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职工档案非常重要，是综合考察和反映一个人人生经历的材料，一旦丢失不可复制。应当妥善保管，严禁个人私自接触、携带、管理本人档案。

职工档案目前分为两大类，企业职工档案和干部人事档案。企业职工档案主要是依据1992年《企业职工档案管理工作规定》执行；干部人事档案是根据2018年《干部人事档案工作条例》执行。

两者的定义分别是：

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。

干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。

可以说，不管是企业职工档案还是干部人事档案都属于国家档案，应当妥善保管。

很多人发现，确实有一部分职工档案流入到个人手中。90年代我国推动国有企业改制，确实有一些破产、改制的国有企业没有保管好职工档案，出现了职工档案流入个人手中的情况。

随着我国不断发展，用工主体的形式也越来越多。过去只有国有集体企业，后来逐渐发展为合资、外资、私营企业，现在很多注册的小公司，注册资本只需要3万元，甚至只有老板一个人，员工也只有一两个。指望这样的企业，按照企业职工档案管理规定管理档案，确实也不实际。

现在很多企业职工就业以后，根本就不会给职工建立档案。按照规定企业应当有档案保管资质，设置专门的档案管理人员、有档案存放地方，才可以接受职工档案。一般来说，普通企业都不符合档案保管资质要求，多数只有县处级以上级别的国有企业才能够正常管理职工档案。

普通企业生成的职工档案也非常简单，主要包括三项招用人员登记信息、劳动合同、解聘人员登记信息，当然奖励处分材料、党团材料其他材料也可以往里添加。

如果企业没有按照规定给职工建立职工档案，或者建立后没有移交到档案管理部门。依据《劳动合同法》规定，用人单位应当在职工离职后15日内办理档案移交手续。劳动者可以向劳动监察部门投诉维权，劳动监察部门会依法责令改正。拒绝责令改正的，可以进行行政处理或者行政处罚。

现在职工档案在退休时的作用，主要用于社保系统记录不完善的补充印证情况。

比如说，连续工龄认定。1991年我国全面实施养老保险制度以前，对于职工根据职工档案认可的连续工龄的可以视同缴费。毕竟过去的职工档案生成的十分复杂，当时的社保系统也没有建立，因此必须要以职工档案为准。除此以外，还有上山下乡的时间认定、特殊工种从业时间认定等等。

另外，还有一些外地转过来的养老保险缴费年限或者当地社保系统完善建立以前存在的缴费年限，都需要职工档案认证。

现在在很多地区，如果是灵活就业人员办理退休手续，如果没有其他特殊情况，可以不依据过去的职工档案直接按照缴费年限办理退休。

未来随着视同缴费年限情况的越来越少，社保系统记载信息越来越准确，职工档案在办理退休的作用确实越来越小了。

职工档案落入本人手中，本身就是不正确的一件事情。正常来讲，应当追究到档案放出单位，责令其收回。如果档案拆口了，也应当由档案放出单位，进行职工档案材料重新核实，重新入库。如果档案缺失损毁严重，应当通知当事人缺少档案要件，要求当事人补充。

如果档案放出单位以档案拆口为由，拒不收回档案。但是主要原因还是由于档案发出单位违规将职工档案交给无档案保管权限的单位或者个人，造成的职工档案开口。一般双方协商都能解决问题。

如果说当事人有用人单位，当事人可以将职工档案交给单位。如果单位核实没有问题予以接收，拿到社保部门办退休也被接受的话就不会产生问题了。

如果本人的档案确实只有简简单单的几件劳动合同、招用工登记表，当地并不将其作为完整职工档案材料认定，但是仍可以作为退休使用的话。只要社保部门不拒绝接收，一样可以作为退休认定的材料。

总体来看，职工档案管理要求专业、实施起来复杂。但是现在实施养老保险制度以后，只要没有特殊情况，已经逐渐以实际缴费为准，按照实际缴费年限未来计算养老金待遇了。