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如果领导让你组织一个年会,你如何分阶段进行?

时间:2022-01-10 17:19 浏览:

 

作者:  昆明财税服务平台

的确现在距离2019年年底越来越近了,有条件的公司一般都会组织年会,对过去的一年做个总结,向过去的一年告别,并迎接新的一年的到来。一来可以乘这个机会活跃一下苦闷了一年的工作气氛,二来可以让员工感受一下新的一年的氛围,三来可以让员工展示一下自己的才华。组织一个年会或许不像春晚那样复杂,但毕竟是一个公司级的活动,还是需要仔细筹划,精心设计,分阶段、分步骤完成。

阶段一:确定年会组织。

组织年会不是一个人、一个部门能够完成的工作,它涉及到方方面面,尤其是对年会的质量有一定要求的时候。所以,首先要成立一个“年会组织”,我们暂且叫作年会筹委会,并确定年会筹委会的总负责人和筹委会的成员,并把筹委会要为年会要做到工作进行分工。

阶段二:动员会议,征求节目。

大家知道,一个公司的年会举办,是不能耽误公司的正常工作的,尤其到年底的时候,工作更加忙碌,各部门要出节目,就要占用大家的业务时间。所以,在确定了年会的主题之后(比如“昨天 今天 明天”、“走向未来”),为了解决工作忙和年会节目准备之间的矛盾,筹委会要组织各部门的负责人以及节目骨干,召开一个会议,其目的之一是为了动员各部门积极参加年会的节目准备工作,目的之二是通知各部门开始准备各自的节目。最好,能够拟订一个通知,在会议后把通知发布出去,让各部门和每个员工知悉年会举办的时间,并向部门和员工征求年会的节目。注意:至少在年会举办十五天-二十天前,集中让各部门、各员工准好的节目集中表演一下,筛选出可以拿得出手的节目。

阶段三:寻找年会场地和宴会场地。

大家知道,年末的时候,许多公司的年会都会凑在一个时间段内,所以各个宴会的场地和演出的场地都很紧俏(有些年会与宴会是在一个酒店进行的),所以要提前一个半月把场地确定好,预付订金。没有场地,年会就无法举办。当然,有条件的公司如果有自己的大型场地(如食堂、大型会议厅),则可以利用自己的场地举办年会。

阶段四:练习灯光舞台音响布置的机构。

年会总会涉及到灯光、音响、舞台和场地的布置。所以,要提前寻找合适的机构来承办年会会场的布置,选择的标准要看这个结构的音响、灯光的品质、价格等要素。同时,年会的整个过程,需要留下永久的纪念,所以,同时要寻找合适的摄影师、摄像师(团队),记录年会的过程。如果公司有自己的摄影摄像优势,也可以利用自己公司的资源。

阶段五:节目单准备。

这个阶段其实可以在第二、第三阶段就完成,为了描述的更加清楚,我们分开来进行解释。节目单的内容分为三个部分:一个是领导讲话的安排,一个是优秀员工(团队)颁奖,一个是节目本身。优秀员工颁奖可以分几个时间段穿插在整台节目中。节目的内容最好丰富一些,最常见的是唱歌,但不宜过多,所以在征集节目时就要关注到。除此之外,还可以让员工准备相声、小品、舞蹈、乐器演奏、三句半、哑剧等类型的节目。有些公司的员工是很有天赋和演艺才能的,可以尽情发挥他们的才能。节目的安排,尽量把不同节目的内容穿插开来,不要安排接连几个节目的形式都一样,让观众感到乏味。

阶段六:节目筛选。

接下来,筹委会要组织各部门和员工集中时间表演自己的节目,为了年会的质量,不能把“看不下去”的节目也搬到舞台上来。所以,要对各部门的节目进行筛选。节目筛选完毕后,就可以根据节目表的内容安排进去。

同时,要让各部门的节目报一下各节目需要的预算,有些需要从外部借服装,有些需要借道具,有些需要购买演出用的特殊用品。这样,可以把年会的预算做出来,提报给公司审批。

阶段七:彩排。

年会毕竟是一个公司的大型活动,里面会涉及到很多的衔接工作、音响和舞台工作,所以节目要提前彩排一次到两次。既然是彩排,就不要太随意,要按照节目单的顺序严格进行,而且要“全副武装”,从服装到道具,从灯光到音响、配乐,从报幕到支持,都要按照事先的安排进行。彩排,还可以让年会正式举办前发现一些没有预料到的问题,减少年会正式举办时的失误。

阶段八:邀请函。

每个公司都要自己的客户,有自己供应商,有自己的业务关联公司。为了让年会更加热闹、丰富,可以设计好邀请函,确定邀请对象,并向邀请对象发出邀请。有些公司的供应商还会提供一些年会的奖品、礼品,有些还会赞助现金。这样,也可以让公司关联的各方一起增加联络。如果有必要,还可以邀请一些政府机关的领导一并来观看演出。

阶段九:年会流程制定。

一切都已经有了模样之后,就要制定一个年会的整体流程,从外来人员的接待,到主要人物的座位安排,到各个时间段的把控,到演出整体的安排,到节目结束后收尾工作的安排。一般来讲,先表演节目,在安排聚餐会更好,总不能吃饭喝酒再上台演出吧。年会流程要详细,主要要素是流程节点的内容、个节点的负责人和时间。

阶段十:年会举办。

年会举办的前一个晚上,一定要把年会举办的各个环节在脑子里多过几遍、审视一下,看看还有什么节点没有想到的。年会举办的当天,要把舞台、灯光、会场全部在演出前两三个小时布置停当。接下来,就看整体的年会过程了。注意:最好在年会结束后,让摄影师拍一张年会集体照,尤其是年会的组织人员、演员和领导们。毕竟,是大家人生的一次经历。

最后阶段:收尾。

年会之后,一定会有很多收尾工作。所以,筹委会要安排好收尾工作,从人员的运输,到物品的归集、收纳,到送客,都要完整做好。到此,年会应该圆满结束了。

小结:有些公司的年会,还包含了年度会议在内的内容,回顾一年的业绩,布置下一年度的工作,拟订或宣布下一年度的工作计划。年会,是一个集体娱乐大会,注重气氛的同时,也要关注员工的才能发挥,对于积极参加年会组织、演出的同事,还可以发放一些小礼品,对他们表示感谢。年会的整体过程,主要是事前、事中和时候的内容,多在脑子里过一过,会减少很多失误。年会的整体方案,最好多找几个有经验的人一起讨论确定,毕竟,人多谋多,各方面也会考虑得更加周全、周到。

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