如果领导让你组织一个年会，你如何分阶段进行？
作者： 昆明财税服务平台
的确现在距离2019年年底越来越近了，有条件的公司一般都会组织年会，对过去的一年做个总结，向过去的一年告别，并迎接新的一年的到来。一来可以乘这个机会活跃一下苦闷了一年的工作气氛，二来可以让员工感受一下新的一年的氛围，三来可以让员工展示一下自己的才华。组织一个年会或许不像春晚那样复杂，但毕竟是一个公司级的活动，还是需要仔细筹划，精心设计，分阶段、分步骤完成。
阶段一：确定年会组织。
组织年会不是一个人、一个部门能够完成的工作，它涉及到方方面面，尤其是对年会的质量有一定要求的时候。所以，首先要成立一个“年会组织”，我们暂且叫作年会筹委会，并确定年会筹委会的总负责人和筹委会的成员，并把筹委会要为年会要做到工作进行分工。
阶段二：动员会议，征求节目。
大家知道，一个公司的年会举办，是不能耽误公司的正常工作的，尤其到年底的时候，工作更加忙碌，各部门要出节目，就要占用大家的业务时间。所以，在确定了年会的主题之后（比如“昨天 今天 明天”、“走向未来”），为了解决工作忙和年会节目准备之间的矛盾，筹委会要组织各部门的负责人以及节目骨干，召开一个会议，其目的之一是为了动员各部门积极参加年会的节目准备工作，目的之二是通知各部门开始准备各自的节目。最好，能够拟订一个通知，在会议后把通知发布出去，让各部门和每个员工知悉年会举办的时间，并向部门和员工征求年会的节目。注意：至少在年会举办十五天-二十天前，集中让各部门、各员工准好的节目集中表演一下，筛选出可以拿得出手的节目。
阶段三：寻找年会场地和宴会场地。
大家知道，年末的时候，许多公司的年会都会凑在一个时间段内，所以各个宴会的场地和演出的场地都很紧俏（有些年会与宴会是在一个酒店进行的），所以要提前一个半月把场地确定好，预付订金。没有场地，年会就无法举办。当然，有条件的公司如果有自己的大型场地（如食堂、大型会议厅），则可以利用自己的场地举办年会。
阶段四：练习灯光舞台音响布置的机构。
年会总会涉及到灯光、音响、舞台和场地的布置。所以，要提前寻找合适的机构来承办年会会场的布置，选择的标准要看这个结构的音响、灯光的品质、价格等要素。同时，年会的整个过程，需要留下永久的纪念，所以，同时要寻找合适的摄影师、摄像师（团队），记录年会的过程。如果公司有自己的摄影摄像优势，也可以利用自己公司的资源。
阶段五：节目单准备。
这个阶段其实可以在第二、第三阶段就完成，为了描述的更加清楚，我们分开来进行解释。节目单的内容分为三个部分：一个是领导讲话的安排，一个是优秀员工（团队）颁奖，一个是节目本身。优秀员工颁奖可以分几个时间段穿插在整台节目中。节目的内容最好丰富一些，最常见的是唱歌，但不宜过多，所以在征集节目时就要关注到。除此之外，还可以让员工准备相声、小品、舞蹈、乐器演奏、三句半、哑剧等类型的节目。有些公司的员工是很有天赋和演艺才能的，可以尽情发挥他们的才能。节目的安排，尽量把不同节目的内容穿插开来，不要安排接连几个节目的形式都一样，让观众感到乏味。
阶段六：节目筛选。
接下来，筹委会要组织各部门和员工集中时间表演自己的节目，为了年会的质量，不能把“看不下去”的节目也搬到舞台上来。所以，要对各部门的节目进行筛选。节目筛选完毕后，就可以根据节目表的内容安排进去。
同时，要让各部门的节目报一下各节目需要的预算，有些需要从外部借服装，有些需要借道具，有些需要购买演出用的特殊用品。这样，可以把年会的预算做出来，提报给公司审批。
阶段七：彩排。
年会毕竟是一个公司的大型活动，里面会涉及到很多的衔接工作、音响和舞台工作，所以节目要提前彩排一次到两次。既然是彩排，就不要太随意，要按照节目单的顺序严格进行，而且要“全副武装”，从服装到道具，从灯光到音响、配乐，从报幕到支持，都要按照事先的安排进行。彩排，还可以让年会正式举办前发现一些没有预料到的问题，减少年会正式举办时的失误。
阶段八：邀请函。
每个公司都要自己的客户，有自己供应商，有自己的业务关联公司。为了让年会更加热闹、丰富，可以设计好邀请函，确定邀请对象，并向邀请对象发出邀请。有些公司的供应商还会提供一些年会的奖品、礼品，有些还会赞助现金。这样，也可以让公司关联的各方一起增加联络。如果有必要，还可以邀请一些政府机关的领导一并来观看演出。
阶段九：年会流程制定。
一切都已经有了模样之后，就要制定一个年会的整体流程，从外来人员的接待，到主要人物的座位安排，到各个时间段的把控，到演出整体的安排，到节目结束后收尾工作的安排。一般来讲，先表演节目，在安排聚餐会更好，总不能吃饭喝酒再上台演出吧。年会流程要详细，主要要素是流程节点的内容、个节点的负责人和时间。
阶段十：年会举办。
年会举办的前一个晚上，一定要把年会举办的各个环节在脑子里多过几遍、审视一下，看看还有什么节点没有想到的。年会举办的当天，要把舞台、灯光、会场全部在演出前两三个小时布置停当。接下来，就看整体的年会过程了。注意：最好在年会结束后，让摄影师拍一张年会集体照，尤其是年会的组织人员、演员和领导们。毕竟，是大家人生的一次经历。
最后阶段：收尾。
年会之后，一定会有很多收尾工作。所以，筹委会要安排好收尾工作，从人员的运输，到物品的归集、收纳，到送客，都要完整做好。到此，年会应该圆满结束了。
小结：有些公司的年会，还包含了年度会议在内的内容，回顾一年的业绩，布置下一年度的工作，拟订或宣布下一年度的工作计划。年会，是一个集体娱乐大会，注重气氛的同时，也要关注员工的才能发挥，对于积极参加年会组织、演出的同事，还可以发放一些小礼品，对他们表示感谢。年会的整体过程，主要是事前、事中和时候的内容，多在脑子里过一过，会减少很多失误。年会的整体方案，最好多找几个有经验的人一起讨论确定，毕竟，人多谋多，各方面也会考虑得更加周全、周到。
