怎么做好办公室主任？
作者： 昆明财税服务平台
有网友咨询：我之前从事业务工作，领导突然让我转行去当办公室主任。我一没有经验，二性格内向，三不太会说话，四不会写材料，应该怎么做？
从你的描述来看，你在基层单位，才会把你这位业务人才突然调任办公室主任。如果在中高层单位，选办公室主任还是比较慎重的。从你描述的困惑看，一是不写材料，二是没在综合口工作过，三是性格内向，四是不太会说话，从起步条件看，做办公室主任的基础还是比较薄弱的。好在你是在基层单位，你可以边干边学、慢慢成长。只要领导看上你了，这就是你最大的底气。
先别着急，转任办公室主任，不算什么好差事。基层办公室主任这个角色，好汉子不愿意干，孬汉子做不了。你要先知道办公室主任有三大类四大型。三大类：公务事业单位办公室主任、国企央企办公室主任、外企民企私企办公室主任。四大型：综合协调型办公室主任、文字+协调型办公室主任、公关+服务型办公室主任、家臣型办公室主任。
办公室主任，在体系内的企事业单位，都是重要岗位，被提拔使用的概率还是比较大的，尤其是公务部门，办公室主任甚至都高配一级。不管你将来要走什么类型之路，先记住四句话，这就是底层逻辑，也就是“道”，其他的事情都是“术”：
第一句话：赢得一把手的绝对信任。
第二句话：平衡好其他副职的利益和关系。
第三句话：把一把手交办的大小事千方百计完成，在关键时刻勇于担责背锅。
第四句话：再有能力，也要把骨子里的清高洗掉，保持低调谦和的姿态，处理好“三服务”的关系。
我做过企业的办公室主任多年，可惜的是，我自认为我是一位失败者。失败的原因，我是文人性格，骨子里清高，看的内幕和真相太多，有点看不惯，做得不舒服，也遭受了委屈，最后主动转型。如果让我重新选择，我这种性格不会再选办公室主任这个职业。
体系内对办公室有正规的定位，就是“三服务”：为领导服务，为同级服务，为基层服务。
其实，说“服务”是自谦的词，有很多管理职能蕴含在服务之中，有很多参谋助手作用也蕴含在“服务”之中。不是简单地“服务”领导日常生活这么简单。但是，既然是“服务”，那么，就必须面对众口难调的困境。什么是服务？就是给别人服务，还被别人挑三拣四，怎么做都不满意。
先给你吹风：你努力做好“三服务”，但要清醒地知道，你怎么服务也不会令所有人完全满意。你所能需要做的就是：争取让领导满意，尤其是主要领导满意，这是最基本的。
既然是基层单位的办公室主任，又是新手，性格内向，口才不佳，文字不写，阅历没有，那么，如何切入这个难干的角色呢？你先牢牢记住一句话：别把自己当人，也别把自己不当人。新手如何当好办公室主任？别做“二当家”，高手都懂这5个潜规则，越混越好带节奏。
第一，赢得主要领导信任，争取其他人理解。
自古以来，就有伴君如伴虎的说法，办公室主任就是首当其冲的。虽然你是领导身边人员，可以近水楼台先得月，但成也萧何败也萧何。如果一把手不信任你，那你就要直接滚蛋了，只要一把手还在位，你就没有出头之日。所以，取得主要领导的信任，必须摆在第一位。
但是，如果你只围着一把手转，赢得他的绝对信任，还远远不够，不要忽视其他人尤其是其他副职对你的看法。自古以来，都有众臣集体要求“清君侧”的事件。如果其他人尤其是其他副职对你有意见，一把手也不强推你，他不会冒“触犯众怒”的风险。很多办公室主任，恰恰就栽倒在这里。
办公室主任，从工作角度是为领导集体服务的，从私人角度你就是主要领导的大内总管，帮他管理单位内部的日常运行。说“实权”，还真没有，你决策不了任何事情。说“没有权利”也不对，别人觉得你的权利很大，都害怕你吹“耳旁风”，都明白你可能办不成事但能搅黄事。
所以，办公室主任首先要摆正位置，坚决为主要领导服好务，取得主要领导的充分信任，想领导之所想，急领导之所急，帮助领导处理好内部运行。但是，你不能带有任何私心杂念，不能在日常工作运转中掺入自己的私利，否则，必然引起其他人的非议。就算你公事公办，别人还不信呢，如果你有私心，那就坐实了，早晚会被别人群起攻之。
第二，千万别把自己当“二把手”，水平要高，姿态要低。
别人见你都会恭维你是“二把手”，甚至是“二当家的”、“大内总管”等等。风气不好的单位，一把手非常霸道，办公室主任自以为是二把手，司机都把自己当三把手，都“死”得快。
所以说，你在思想境界上可以“二把手”思维，但在行为上，绝对不能有这个想法和行动。为什么说在境界上你要有二把手思维呢？这是因为你掌握的信息量仅次于一把手，发挥参谋助手作用时，必要站位要高、思维要广，达到或超越二把手的水平。但是，绝不能以二把手、二当家的自居，否则，班子成员没有一个对你满意。
你是办公室主任，从岗位定位上，你是中层人员，主要为单位集体服务，不是只为一把手服务，何来二把手的说法呢？如果你只围着一把手转，真的把自己当二把手，只要你动这个念头，行为上就会显露出来，那么，所有人都会暗暗仇恨你，最起码那些班子副职心里是憋屈的。不是不报，时候未到，逮到机会，他们不会放过你的。
第三，坚持“出以公心”这个底层逻辑，以整体利益为重才是生存之道。
办公室主任遇到所有人，他们都会恭维你，“你是单位的大内总管”，你千万别上当，不要“暖风熏得游人醉”，真把自己当盘菜，凌驾于其他副职和平级中层之上，你离“死”也不远了。
那么，你经常面临一把手的决策与其他人员的想法不一致怎么办？办公室主任夹在中间是非常难受的，这个时候就要站在公心的立场上，及时把大家的呼声正向反馈给一把手，争取让他做出调整，对一把手和单位整体利益都有好处。
不要唯马首是瞻，千万不能拿着鸡毛当令箭。作为一把手的参谋助手，出好主意，准确反馈大家的声音，协助一把手做出正确的决策，这是办公室主任的高明之处，而不是只听一把手的，眼看着触犯众怒，不给一把手反馈。
平庸的办公室主任不懂决策实施的厉害性，简单说“这是一把手定的，我只是执行者，出了问题由一把手顶”。最后出了问题，一把手也责怪你参谋助手作用没发挥好，甚至可能把黑锅甩在你头上。高明的办公室主任，出以公心，就是以整体利益为重，帮助一把手纠正决策方向，真正成为他干大事的“心腹”，而不是“狗腿子”，把主人卖了自己也会倒霉。
第四，坚持一碗水端平，正确处理好公务与私务的关系。
优秀的领导者是不应该让办公室主任介入家务的，但在现实中又很难避免这种行为。领导也是凡人，也有私事，也需要信得过的人去办理私事。办公室主任最难处理的，就是如何正确办理一把手的家庭私务问题。如果走得太近，别人背后讥讽你是“哈巴狗”。如果走得不近，如何深得一把手信任，为一把手全方位服好务？
作为办公室主任，一定要把握这个度，需要帮助领导处理家务的，你也当做公事来办，不要有家奴思想。其他副职遇到了家庭问题，你也大大方方服务。虽然你服务一把手的力度大，但副职是理解你的，毕竟你主要为一把手服务，但你只管一把手的家务，不理其他人的家务，你必然会落得“势利眼”的负面标签，如果一把手不能强力推你上位，那么下一届你就卷铺盖走人了。
第五，锻炼综合能力，争做一个素质全面的扫地僧。
办公室是单位的运转中枢，承上启下、协调左右，调研参谋、督察督办，文件起草、会议组织，撰写材料、总结提炼，能说会道、善于应酬。这些职能，看似不是实权，但确实考验你的真实水平。
真正优秀的办公室主任，应该是一位复合型的全面手，各方面能力都比较综合，拿得起放得下，出手过得硬，你可以不亲自干，但你真的要懂。当然了，要看一把手对办公室主任的定位，有的一把手就把办公室主任定位为家臣型的，咱就无话可说了。但是，要对自己负责，建议做好以下几个具体技能：
一是综合文字能力。能写大报告、大讲话、大理论文章的办公室主任都能走上高位。你可以不亲自写，但你能够把关，能够提亮，能够修改成高水平文章。
二是组织协调能力。办公室办文办会、组织活动、检查督导，都是面上的工作，覆盖整个单位，没有组织协调能力，很难把面上工作推动起来。
三是调研参谋能力。要熟悉单位全面事务，把握内在规律，能够真正为一把手当好参谋助手。
四是督察督办能力。单位的重大事项，和一把手交办的大事，要抓在手上，督促承办部门落实到位，这是办公室主任的职能，把一把手的事盯着办好办扎实，发挥好“二当家”的作用。
五是信息中枢能力。办公室四通八达，信息来源广泛，好声音坏议论都能听到。要去伪存真，提炼要点，及时给一把手通气，这不是“小人”行为，这是“信息中枢”职能发挥。
六是勾兑和谐能力。单位里，正职与副职，上级与下级，平级之间，都是有矛盾的，不可能和气相处的，这是基本人性。办公室主任往往接触到各种抱怨，要当好泥瓦匠，把分歧勾兑好，千万别煽风点火，但也不能当聋子装瞎子，一把手都明白你知道，但你装傻，也不是忠心耿耿的样子。
七是平衡关系能力。对待副职，不要装大头，拿一把手去压别人，人家让你一步，早晚会报复你。副职的事情，尽量办，实在办不了，也要做好解释工作。否则，副职怎么想？一把手的事能办，副职的事就不能办，你这是狗眼看人低呀。对待平级，要摆正位置，都是中层，你是服务协调，而不是下命令，否则平级也骂你势利眼。对待下级，要热情，来人来访，至少给人泡杯茶，事情办不了，他们不怪你，毕竟你不是决策者，但是你口大气粗、趾高气扬，别人扭头就骂你。
文章来源:网站整理
