如何开好一场会议？
作者： 昆明财税服务平台
想要明白如何开好一场会议，就要先回答好这个问题：员工们为什么不喜欢开会？曾经听到过一个关于会议的笑料。这个笑料讲了一个道理：如果世界末日那一天到来，上帝会把人分为两类，即好人和坏人。好人被送去了天堂，而坏人则被送进了会议室。为了表达会议的负面效应，还有人给郑和下西洋编出了一个结论：如果郑和当时有一个委员会出谋划策的话，那他现在还仍然在岸上讨论下西洋的事情没能出发。由此可见，大家对会议有多么厌恶。反过来我们看看另外一个现象：为什么大家喜欢看电影而不喜欢开会？一部电影少则一个小时，多则两个小时，但人们很少有走神的。会议的时间长短也基本上是这个数字，不过开会基本上是有互动的，但电影不行。我们总不能冲着屏幕命令演员：别再往前走了，前面有埋伏，你这个笨蛋。电影无法对我们的生活和工作产生影响，但会议的决定却会影响我们的工作和生活。可为什么人们那么厌恶会议呢？
因为大部分的会议都太枯燥无味了。是不是？
看电影，无论是历史片，还是城市片，抑或是战斗片、谍战片、爱情片，都会沿着一条主线脉络发展：背景、冲突、解决方案，自始至终充满了戏剧性，我们从头到尾都关心人物、事件的最后结局，心一直被吊着、提着，直到最后还意犹未尽。但会议正好相反，它太枯燥、太乏味，没有冲突、没有争论、没有辩论，只听一个人在那里“嗡嗡叫”，最后大家若无其事、心不在焉地给出一个例行的回答：我没意见；我同意；我觉得挺好。会议要么“太官僚”，要么就是大家都很忙，不想把时间浪费在会议讨论上，一心想着赶紧结束会议，我那里还有一堆的事情等着我处理呢。
在看来，会议中缺乏争论的原因正像一位有过丰富管理的老手讲的：因为我们大部分人不喜欢彼此反驳，尤其在开会这样的公共场合。百分之九十九的人对于在会议上保持沉默的原因是：我宁愿选择忍受会议上人们瞎叨叨，也不愿意起来反驳或独树一帜，这样可以避免人际关系上的矛盾和摩擦。因此，开会沉默，或者一致同意成了“你好我好大家都好”的人际策略，谁也不得罪谁。因此大家也对会议的结果采取了无所谓的态度，实际上思想并没有聚焦在会议室上。
那么，还有开会的必要吗？当然有。我们总不能每天上班只干着自己的活，团队的成员之间没有任何交流、了解和互动吧？我们总不能眼睁睁看着那些工作中的问题越堆越多、越多越高吧。开会是必要的，要看怎么开。
在柯林斯的《从优秀到卓越》一书中，描述了美国纽柯钢铁公司的CEO肯·艾弗森对他们举办的会议的场景描述：
“我们举行了很多总经理会议，我更像是一个负责调停的中间人。会场乱糟糟的，我们会一连数小时待在那里，讨论问题，直到事情有个眉目。有的时候，会议变得如此暴力，人们几乎要动手。大家叫喊着，在桌子旁边挥舞着手臂，脸涨得通红，青筋暴出。”“争吵和争论，然后卖掉了原子能生意；争吵和争论，然后把重点放在了钢筋横梁的经营上；争吵和争论，然后开始自己炼钢；争吵和争论，然后投资了矿井……”
争吵和争论的最后，纽柯钢铁公司从只有一个部门赢利的、糟糕透顶的公司变成了世界第四大钢铁公司，进而成为了美国第二大钢铁公司。看来有效的会议，可以让公司发挥无限的潜力。
所以，我们开会要讲究一些策略和原则。
第一，会议不能太长。会议太长，容易让人觉得时间无所谓，大家就会东一句西一句瞎扯，讨论问题A，反而到最后都在讨论甲，成了闲聊会。记得有位著名的CEO对会议的要求是：会议只做决定，半小时结束。林语堂先生有一句关于会议妙趣横生的话：“好的会议就像女人的裙子，越短越好。”确定好半小时的会议，有没有结果不重要，时间一到马上结束。这叫会议信任。
第二，随时纠偏。人的注意力是有限度的，超过一定的时限和忍受力，就会对内容变得漠不关心。所以，会议的组织者或主持人要时刻保持会议主题的警惕性，只要一走偏，就要毫不畏惧、不顾面子把会议拉回主题，而不是任其发挥，说到哪里算哪里。这可能会让某些人尴尬，但却能保持会议的有效性。
第三，点名提问。对于那些习惯于当老好人、“凡事与我无关”的参会人，组织者会主持人要刻意点名提问，让他们时刻保持对会议的注意力。这也会让其他的参会人保持对会议的专注度。没有人喜欢被提问时“一脸懵逼”，避免的方法就是保持对会议进程的注意。这样可以避免参会人“心在操营心在汉”。
第四，分配责任。为什么大家对会议的内容无所谓。就是因为每次会议结束后，自己没有任何任务责任。所以，要把会议决议或会议决定的工作任务分配到参会人。这关系到每个参会人的切身利益。
第五，宣布会议成果。每次会议的最后，可以对会议的成果做一次表扬。这里的成果不单单是会议的内容成果，也包括会议的流程。比如这次会议比上次会议少了三分钟，但做出了同样重要的决定；这次会议有五个人主动发言，比上次多了两个；这次会议决定了三个事项，比上次会议多了一个。人有一种奇怪的心理：喜欢对比，喜欢比赛。对比和比赛都是让人保持会议专注度和有效度的手段。会议一开始，大家就开始期待会议最后的成果，盘算这次会议是不是比上次更有效。
会议的注意事项：1）提前公布会议的主题，让大家有时间提前思考会议的主题；2）确定会议的时长，到时结束；未果的内容可以安排下一次会议决定，建立会议信任；3）广开言路，允许不同的意见发声，允许反对的声音出现。否则开会干嘛？发个通知不就行了！？4）一分钟游戏调节会议。会议如果比较长，这应该设置一些极端的游戏（不超过一分钟），烦闷的时候用来活跃一下气氛；5）学会幽默，不要把会议开成“追悼会”；幽默是有效会议的催化剂。没有人喜欢沉闷的念经一样的讲话，但没有人不喜欢幽默。
如果是例会，比如晨会，则应该实施“主持人轮换制”。因为例会定期召开，固定一个人主持，时间久了会失去新鲜感。轮换主持人，会有不同的色彩，不同的风格，不同的内容，让例会保持一种新鲜感和期待感。
