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办理退休需要准备的不是文件，而是职工档案。

按照《干部人事档案管理工作条例》，实际上人事档案材料，一般分为10大部分：履历材料、自传材料、考核考察鉴定材料、学历和职称、职业资格材料、审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资出国、退离休、退职等材料；其他有参考价值的材料。

关于职工办理退休使用的档案材料，主要指的是第9项录用、任免、聘用、转业、工资等材料。

主要有用的是用人单位对职工的招用工手续、每年的考核记录（工资调级表，包含职工工种的记载、工资调整情况等）、调动、解聘、劳动合同等材料。

退休职工档案审核一般应当提前进行。由于国有企业固定工人、职工上山下乡时间、复退军人的军龄、机关事业单位的职工在实施养老保险制度以前的年限，可以凭借职工档案材料认定为视同缴费年限。

这种缴费年限并不是无人缴费，只是个人不用缴费，相应的养老保险费由国家承担。这也是对过去退休制度的一种延伸，毕竟过去退休制度个人都不需要缴费的。因此，我们以建立养老保险制度的时间为分割点，之前视同缴费，之后必须要实际缴费。

除了视同缴费年限，还有特殊工种提前退休，以及失去劳动能力提前退休。一般来说，这些提前退休类的审核，应当提前2~3个月到社保部门做工龄认定审核或者档案审核。特殊工种审核，是需要到地级市的社保部门去审核的。

一般来说，提前审核职工档案，也是为了防备有关档案关键材料的缺失，这种情况下再进行查找或者补办，可就麻烦的多了。甚至有的职工在退休前找不到职工档案，查找职工档案，会弄得手忙脚乱。

办理退休的时间，应当是到达退休年龄当月起办理，次月享受养老金待遇。如果是养老保险当月还没有缴纳到位，应当到位之后才能办理。比如说过去有些地方养老保险缴费是二十几号才能到账，那么需要二十几号之后才能去办理，当然像这种情况下个月前几天办理都不会影响养老金的发放，不过很多老人还是比较急切的，想办完放心，所以一般会集中到月底办理。

需要提醒大家的是，当身份证时间和档案记载出生时间不一致时，应当是以职工档案最早记载的记录为准。因为1985年我国在实行身份证条例，实际上现在很多职工是在85年身份证实施以前就建立的职工档案的。《民法典》也规定了出生或者死亡时间，如果有证据材料足以推翻有关记载时间的，可以以该证据证明的时间为准，这种证据一般就指的是职工或者其他档案了。

退休有用的职工档案，一般是企业对职工管理和考核形成的。自从1995年实施劳动法以后，我国逐渐建立起灵活就业人员、城镇个体工商户参加养老保险的政策。这些人员参加养老保险一般是没有职工档案的。除非，当时有办理灵活就业参保时的申请表。

相对而言，随着信息技术的不断发展，上海等很多地区对于这类人员退休，都完全可以依照社保系统中记载的缴费记录为准。

相信未来随着就业信息系统记录的越来越完善，电子劳动合同的普遍推广和应用，越来越多的年轻人退休时将不会使用到职工档案了。